Mice (Meeting Incentive Converence Exhibition)
Menurut
Pendit (1999:25), Mice diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan :
usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan
kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang
(negarawan, usahawan, cendikiawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang
berkaitan dengan kepentingan bersama.
Sedangkan menurut Kesrul
(2004:3), Mice sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya
merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok
orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings, incentive
travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.
Bentuk
Mice :
1.
Meeting
Meeting
adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.
Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE.
Menurut Kesrul (2004:8),
Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok
orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan
tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia,
menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru,
publikasi, hubungan kemasyarakatan.
Menurut Kesrul (2004:3),
“Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan
perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara
bersama-sama”.
2.
Incentive
Undang-undang
No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa
perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan
oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan
penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang
membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kesrul (2004:18),
bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu
perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang,
paket wisata atau barang.
Menurut Any Noor (2007:5)
yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan definisi
mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that
uses an exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants
for increased levels of performance in support of the organizational goals.
3.
Conference
Menurut
(Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam
bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama.Dalam prakteknya, arti meeting
sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya
adalah istilah yang memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang
dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting,
incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus
adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini
dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori, yaitu mice.
Menurut Kesrul, (2004 :7),
Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama
mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang berdasarkan
mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa pemerintahan
atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.
4.
Exhibition
Exhibition
berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk
dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel
RI Nomor KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit
(1999:34) yang berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar
luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan
konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata
Menurut Kesrul (2004:16),
exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang
diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok
produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang
berbeda.
Pertimbangan
pelaksanaan Mice
Menurut Kesrul (2004:9),
dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain:
1. Penetapan lokasi dan ruang MICE
a. Dalam penentuan terjadi 2
kemungkinan sebagai berikut :
- Pihak klien yang menetapkan dan
mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak
meneruskan proses lebih lanjut.
- Perencana mutlak menentukan lokasi
dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop
atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggara
secara geografis dengan spread of the person attending : terlalu jauh dari
tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali
seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan
kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.
2. Perlengkapan fasilitas
MICE
Menurut
Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari
pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku
umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan
seksama beberapa hal berikut :
- Jenis pertemuan dan
lamanya
- Jumlah peserta
- Jumlah ruangan yang
dibutuhkan
- Jenis dan jumlah
equipment yang diperlukan
- Bentuk pengaturan tempat
duduk
- Akomodasi peserta mice
3. Penanganan transportasi
Meeting planer atau PCO
bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE.
Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu :
- Transprtasi udara
- Airport shuttle service
- Multiple property shuttle
- VIP transportation
- Local tour
- Staff transportation.
4. Pelayanan makanan dan
minuman
Menurut Kesrul (2004:113),
Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar
dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu
memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and
banquet capabilities.Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance
and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman
pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan
keterampilan.Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah
perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani
permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan
minuman.
5. Akomodasi
Berikut ini daftar penanganan
akomodasi yang harus di cek:
- Akomodasi sesuai harapan
peserta
- Penginapan : Jumlah
kamar, tipe kamar dan tempat tidur
- Kamar gratis untuk
panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
- Kamar khusus untuk
organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga
EVENT ORGANIZER
PENGERTIAN
Dalam
pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola
suatu kegiatan (Pengorganisir Acara).Setiap kegiatan yang di selenggarakan
bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara
maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung.Keuntungan ini tidak harus
bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah
Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan
(in-house production).Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan
tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang
tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT
ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan
dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan.Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha
yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun
besar.Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam
pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada
profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya
untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar,
pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna
jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri
Di sini yang
membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production)
dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan,
setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan
dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah
berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN
MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk
mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan
strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
ü Konsep yang menarik dan
kreatif
ü Proses tahapan pembuatan
event
ü Eksekusi event yang
significant
Konsep
Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan
konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan
kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka
kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang
lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang
berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting,
karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif.Kita tidak ingin membuat
suatu acara hanya sebatas acara biasa.Tetapi alangkah baiknya jika acara
tersebut dapat membuat kenangan tersendiri.Dari konsep inilah semua rancangan
acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer).
Proses
Tahapan Pembuatan Event
ü Mencari konsep yang
kreatif.
ü Menuangkan konsep dalam
suatu rancangan tertulis.
ü Membentuk tim untuk event
yang akan di selenggarakan.
ü Membicarakan konsep dengan
tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya
dalam bentuk proposal.
ü Menentukan pihak-pihak yang
akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
ü Menyebarluaskan proposal,
dengan cara yang tepat.
ü Melakukan follow up
terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
ü Menghubungi seluruh
supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya.
Seperti, perijinan, keamanan dll.
ü Melakukan kontrak kepada
semua pihak
ü Melakukan technical meeting
dengan seluruh pengisi/pendukung acara
ü Jika diperlukan melakukan
konferensi pers
ü Melakukan publikasi
ü Merekruit sesuai dengan
kebutuhan
ü Siap melakukan loading dan
akhirnya eksekusi
Eksekusi
Event Yang Significant
ü Pemilihan orang-orang yang
berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut,
misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi,
dll..
ü Pemilihan supplier yang
significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
ü Membuat rundown acara yang
tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
ü Tepat waktu.
ü Konsep event harus sesuai
dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
ü Sesering mungkin
meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
ü Menjaga keamanan dan
ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
ü Hasil acara diliput di
media cetak / elektronik